Nesemann Steuerberatung

Umsatzsteuer-Aktuell 01/2011

Die elektronische Rechnung kommt!


Die Frage ist: Wann?

Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 sollten eigentlich die Anforderungen an elektronische Rechnungen mit Wirkung zum 1. Juli 2011 wesentlich vereinfacht werden. Nachdem der Bundesrat in seiner Sitzung vom 8. Juli 2011 dem Gesetz nicht zugestimmt hat, ist unklar, wann die Neuregelungen kommen werden. Spätestens mit Wirkung zum 1. Januar 2013 muss der Gesetzgeber wegen europäischer Vorgaben die Vereinfachungen umgesetzt haben. Es ist aber zu vermuten, dass die Neuregelungen früher, evtl. zum 1. Oktober 2011 oder 1. Januar 2012, eingeführt werden.


Nachfolgend stellen wir Ihnen die geplanten Veränderungen vor, wobei wir mit der Darstellung der augenblicklichen Situation beginnen:

Elektronische Rechnungen bisher

Viele Privatkunden erhalten ihre Strom- oder Telefonrechnung mittlerweile per E-Mail. Unternehmen jedoch, die den Vorsteuerabzug geltend machen wollen, können bislang nicht ohne Weiteres elektronische Rechnungen verwenden. Bislang werden elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich nur anerkannt, wenn sie mit einer qualifizierten digitalen Signatur ausgestattet sind oder per elektronischen Datenaustausch (EDI) übermittelt werden. Diese komplizierten Anforderungen führten dazu, dass nur etwa 5 % des gesamten Rechnungsvolumens in Europa auf dem elektronischen Weg abgewickelt werden.

Elektronische Rechnungen in der Zukunft – Zeitpunkt noch nicht bekannt

Das Umsatzsteuergesetz soll geändert werden. Die qualifizierte digitale Signatur soll zukünftig nicht mehr erforderlich sein und auch eine Übertragung im elektronischen Datenaustausch soll keine Anforderung mehr darstellen. Die Rechnung kann künftig mit jeder beliebigen Software und jedem beliebigen Medium erstellt werden und per E-Mail mit z.B. PDF-Anhang oder Computerfax verschickt sowie als Web-Download angeboten werden. Die Neuregelung wird mittelfristig den Weg für die Rechnungsstellung auf elektronischem Weg ebnen.

Sie werden aber das Recht haben, eine elektronische Rechnung abzulehnen und den Ersteller um eine Rechnung in Papierform zu bitten. Unserer Ansicht nach sollten Sie von diesem Recht so lange Gebrauch machen, bis durch die Finanzverwaltung geklärt ist, wie die elektronischen Rechnungen durch Sie als Unternehmer zukünftig geprüft werden müssen und wie diese Prüfung zu dokumentieren ist, damit der Vorsteuerabzug gewährleistet ist.

Darüber hinaus müssen die elektronischen Rechnungen in elektronischer Form auf einem Datenträger aufbewahrt werden, der keine Änderungen mehr zulässt (z.B. nur einmal beschreibbare CD oder DVD). Die Grundsätze zur elektronischen Archivierung (GoBS und GDPdU) sind zu beachten, d.h.die Aufbewahrung muss für die Dauer der gesetzlichen Frist - in der Regel zehn Jahre - in der Originaldatei gewährleistet sein. Das notwendige Archivierungssystem muss so eingerichtet sein, dass jederzeit ein Zugriff möglich ist. Die Gliederungssystematik ist individuell auf Ihr Unternehmen abzustimmen und sollte sorgfältig geplant werden. Ein Papierausdruck der elektronischen Rechnung oder das Einscannen von vorher ausgedruckten Rechnungen ist nicht ausreichend.

Das Bundesministerium der Finanzen hat einen Katalog mit Fragen und dazugehörigen Antworten zum Thema der elektronischen Rechnungsstellung mit Schreiben vom
18. April 2011 veröffentlicht. Dieses Schreiben haben wir als Anlage beigefügt.

Wir unterstützen Sie gerne dabei, ein Archivierungssystem einzurichten oder das vorhandene System auf die „Umsatzsteuertauglichkeit“ zu überprüfen. Auch bei der Frage, ob Ihr innerbetriebliches Kontrollsystem für die Rechnungsprüfung den umsatzsteuerlichen Anforderungen entspricht, unterstützen wir Sie gerne. Diesbezüglich ist aber noch eine Konkretisierung der Finanzverwaltung erforderlich.

Rufen Sie uns gerne an, damit wir mit Ihnen die ersten Fragen und die notwendigen organisatorischen Schritte besprechen können.

Für den Fragen und Antworten Katalog des Bundesministeriums der Finanzen klicken Sie auf die nachfolgende Datei:

Elektronische_Rechnung_Fragen_und_Antworten.pdf