Umsatzsteuer-Aktuell 03/2012
Möglichkeiten und Chancen durch die elektronische Rechnung
Die elektronische Rechnung ist seit dem 1. Juli 2011 mit einer Papierrechnung gleichgestellt und kann in jedem elektronischen Format – ohne qualifizierter Signatur – übersendet werden, z. B. als Anhang zu einer E-Mail im PDF–Format oder einer anderen Textdatei. Aber auch die Versendung über ein Computerfax, einen Faxserver und als Web-Download sowie im Datenträgeraustausch ist möglich.
Durch diese Art der Rechnungsversendung können Kosten – z.B. für Papier- und Porto – eingespart werden.
Das eigentliche Potential elektronischer Rechnungen steckt aber in der automatischen Verarbeitung von strukturierten Daten beim Empfänger. Voraussetzung ist, dass die Rechnungsdaten in strukturierter Form übermittelt werden (z.B. in den Formaten: XML, EDIFACT INVOIC oder CSV) und der Rechnungsempfänger diese Daten in seiner Unternehmenssoftware (ERP-System) maschinell weiterverarbeiten kann. Dafür müssen die Beteiligten kompatible Systeme verwenden.
Neben einem Kontrollsystem sind an die Archivierung der elektronischen Rechnungen bestimmte Voraussetzungen geknüpft. Elektronisch erhaltene Rechnungen dürfen nicht als Papierausdruck, sondern müssen revisionssicher in elektronischer Form aufbewahrt werden.
Ein Verstoß gegen die revisionssichere Aufbewahrung in elektronischer Form stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einem Bußgeld für jede einzelne Tat in Höhe von bis zu 5.000 € geahndet werden kann.
Für den Vorsteuerabzug ist es nach Auffassung des BMF aber nicht erforderlich, dass eine revisionssichere Archivierung erfolgt. Das heißt, sollte der Empfänger eine elektronisch erhaltene Rechnung als Ausdruck zu seinen Akten nehmen oder „einfach“ abspeichern würde grundsätzlich der Vorsteuerabzug gewährt.
Der Empfänger einer Rechnung hat das Recht, der elektronischen Rechnungsstellung zu widersprechen. Sofern Sie Ihr Unternehmen auf die Versendung von elektronischen Rechnungen umstellen wollen, sollten Sie vorab mit Ihren Kunden eine entsprechende Vereinbarung treffen, z.B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Die Auswirkungen und Vorteile der elektronischen Rechnung lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Es müssen die technischen Voraussetzungen geschaffen werden, um die elektronische Rechnung nutzen zu können.
- Die Nutzung der elektronischen Rechnung sollte schriftlich - z.B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen – mit denGeschäftspartnern vereinbart werden.
- Geringerer Verwaltungsaufwand bei der Rechnungserstellung.
- Maschinelle Erfassung von Eingangsrechnungen in der Buchhaltung bei strukturierten Daten.
- Dadurch sind betriebswirtschaftliche Auswertungen – z.B. offene Posten und Mahnwesen – zeitnäher verfügbar.
- Vereinfachungen bei der Archivierung von Belegen.
Rufen Sie uns gerne an, wenn Sie Fragen zur elektronischen Rechnung haben.
Bremen / Hamburg, 16. September 2012